AO/IC Top10 voordelen op een rij

AO/IC – TOP10 voordelen op een rij van een goed functionerende administratieve organisatie (AO/IC).

De administratieve organisatie & interne controle (AO/IC) is het fundament waarop een betrouwbare informatieverzorging wordt vormgegeven. Maar eerlijk is eerlijk, AO/IC is nu niet het meest inspirerende onderwerp om te bespreken en zeker niet op verjaardagsfeestjes en borrels. Maar tegelijkertijd wordt het op orde hebben van de administratieve organisatie meestal wel als relevant ervaren. Soms helpt het om de benefits van een goed werkende AO/IC gewoon eens op een rijtje te zetten:

De Top10 Voordelen op een rij:

De administratieve organisatie (AO/IC), mits goed ingericht:

  1. Zorgt voor betrouwbare informatie die noodzakelijk is bij het nemen van beslissingen, het afleggen van verantwoording en bovenal om te kunnen functioneren als organisatie.
  2. Werkt waardeverhogend zijn, doordat inzichtelijk wordt gemaakt waar het geld verdiend wordt (valuedrivers), wat de kostendrivers zijn en welke strategische keuzes noodzakelijk zijn.
  3. Creëert een goede bescherming tegen risico’s door inzicht in deze risico’s én het gebruik van interne controlemaatregelen:

Als de AO/IC niet op orde is:

“In het verhuurproces binnen een vastgoedorganisatie was de kredietwaardigheidstoets als interne controlemaatregel opgenomen om potentiele huurders te beoordelen op hun kredietwaardigheid. Bij het toetsen van één potentiele huurder werd het volgende geconcludeerd: “Het aangaan van een zakelijke relatie met deze huurder is niet verantwoord. Desondanks is toch een huurovereenkomst afgesloten met de huurder. Jaren later werd duidelijk dat deze huurder voor grote bedragen bij de organisatie had gefraudeerd”.

  1. Zorgt voor vertrouwen bij het eigen management en personeel, toeleveranciers, financiers, klanten maar ook bij bijvoorbeeld een kopende partij in een overnametraject.
  2. Draagt bij aan een efficiënt verkoopproces in een overnametraject en kan indirect een positief effect hebben op de verkoopprijs:

 Als de AO/IC niet op orde is:

“Gedurende een overnametraject leverde de verkopende onderneming steeds andere cijfers aan bij de geïnteresseerde koper waarmee het beeld van de onderneming telkens wijzigde. Daarmee ontstond niet alleen onduidelijkheid over wat nu de echte winstgevendheid was maar het leidde ook tot sterke twijfel over de onderbouwing van de afgegeven prognoses. De kopende partij zag vervolgens af van de aankoop”.

  1. Zorgt voor goede financiële prognoses met een stevig fundament.
  2. Verkleint de kans dat misstanden kunnen voorkomen, zoals fraude en onverwachte lijken in de kast.

Als de AO/IC niet op orde is:

Het hoofd technische beheer van een grote onderwijsinstelling gunde opdrachten voor onderhoudswerkzaamheden aan bevriende bouwbedrijven. Via valse facturen, die door het hoofd zelf werden goedgekeurd, betaalde de onderwijsinstelling uiteindelijk de rekening. In ruil hiervoor kreeg de man smeergeld en auto’s van de bevriende bouwbedrijven”.

  1. Waarborgt compliance met relevante wet- en regelgeving.
  2. Leidt tot efficiente en effectievere primaire én financiële bedrijfsprocessen.
  3. En tot slot: AO/IC zorgt voor het kunnen controleren van de volledigheid van de opbrengsten en de juistheid van de kosten.

Als de AO/IC niet op orde is:

“Het ontbreken van een overzicht van verhuurde panden met bijbehorende huur of leegstand en het ontbreken van inzicht in de huurpenningen die in rekening gebracht moet worden vs. wat feitelijk in rekening is gebracht, was één van de oorzaken waardoor een fraude bij een gemeente jarenlang heeft kunnen plaatsvinden”. Er had jarenlang geen controle plaatsgevonden op de volledigheid van de opbrengsten”.

Een TOP10 met benefits die de moeite waard zijn voor elke organisatie. En die het waard is om te investeren in een goede inrichting van de administratieve organisatie. Is de administratieve organisatie van uw bedrijf op orde?

De kwaliteit van de AO/IC van uw organisatie versterken? Volg dan een van onze trainingen op onze ACS locatie in Doorn in een mooi kasteel.

Arjan is partner bij het adviesbureau ACS Partners en mede-oprichter van het label Risk&AO/IC. Dit label ondersteunt organisaties bij het versterken van de Administratieve Organisatie (AO/IC) door AO/IC - trainingen en QuickScans. Arjan is auteur van diverse artikelen over AO/IC in het online financiële dagblad Financieel-Management.nl

Delen