AO/IC…. je zal het maar niet op orde hebben!

(Dit artikel is in juni 2019 geplaatst in het digitale financiële dagblad Financieel-Management.nl)

Regelmatig stellen studenten mij wel eens de vraag, waarom Administratieve Organisatie & Interne Controle (AO/IC) eigenlijk een relevant vakgebied is. Een verrassende, maar tegelijkertijd ook een erg valide vraag. Mijn Pavlov reactie op deze vraag is vaak het benoemen van actuele voorbeelden van fraude, waar een gebrekkige AO/IC een belangrijke reden was, waarom een dergelijke fraude heeft kunnen optreden. Maar het voorkomen van fraude is maar één argument waarom een goede AO/IC relevant is. Er zijn nog meer en veel belangrijkere argumenten te benoemen.

Gratis pannenkoeken
Zo had ik enkele weken geleden een tafel gereserveerd voor ca. 30 personen in een groot pannenkoekenrestaurant. Op verzoek van de restaurantmanager had ik de pannenkoekbestellingen al een week van te voren doorgegeven, zodat de keuken tijdig de ingrediënten e.d. kon inkopen. Gebaseerd op deze bestellingen kon ik vooraf al een goede berekening maken van de totale kosten. Maar wat bleek: bij het afrekenen aan het einde van de avond was de rekening ruim € 200 lager! Met andere woorden, het restaurant heeft pannenkoeken bereid en geserveerd aan de gasten, maar deze niet volledig in rekening  gebracht. € 200 is natuurlijk maar een klein bedrag, maar stel je voor wat de impact is, als deze fout structureel wordt gemaakt. (Het restaurant heeft een capaciteit van 150 personen). De administratieve organisatie van dit restaurant was duidelijk niet op orde.

Elke organisatie wil voorkomen dat er geen opbrengsten staan tegenover geleverde producten en diensten. Het pannenkoekenrestaurant is een eenvoudig voorbeeld, maar deze situatie kan zich voordoen bij elke organisatie. Voorbeelden zijn:

  • Niet alle verhuurde kamers in een hotelorganisatie worden in rekening gebracht
  • In een autoreparatiebedrijf worden niet alle reparaties in rekening worden gebracht of tegen onjuiste tarieven
  • Belminuten van een telefoniebedrijf die niet goed worden vastgelegd en daardoor niet in rekening kunnen worden gebracht.
  • Het gas- en elektriciteitsverbruik wordt gemeten met slecht werkende of gemanipuleerde meetapparatuur bij de klant thuis.
  • Ontvangst van goederen van een groothandelsbedrijf die wel in de voorraadadministratie worden vastgelegd, maar feitelijk niet ontvangen zijn vanwege samenspanning tussen de leverancier en de magazijnchef.
  • De opbrengsten van de kaartverkoop bij een voetbalclub worden niet afgedragen door de kassiere, maar in eigen zak gestoken.

Deze situaties kunnen veroorzaakt zijn door bewuste acties van medewerkers met als doel om er eigen voordeel uit te halen, maar kunnen ook gewoon door menselijke fouten veroorzaakt worden. Dat laatste komt vaker voor dan de fraudeleuze acties van medewerkers. Maar hoe dan ook, dit zijn situaties waarbij de opbrengsten lager zijn dan wat op basis van de  geleverde goederen en diensten verwacht mag worden. Een situatie die elke ondernemer of organisatie te allen tijde wilt voorkomen…. tenzij het doel is om gratis goederen en diensten te leveren.


Onbekend maakt onbezorgd
Het lastige is echter dat, als een dergelijke situatie zich voordoet, een organisatie zich niet altijd hiervan bewust is. Immers, als je niet controleert of meet hoeveel de opbrengsten zouden moeten zijn ten opzichte van de geleverde goederen en diensten, dan weet je ook niet of je opbrengsten misloopt. Met andere woorden: Niet“Onbekend maakt onbemind”, maar“Onbekend maakt onbezorgd”..en dat is natuurlijk een ongewenste situatie!.

Hoe voorkom je dit?
Hoe kan je voorkomen dat je opbrengsten mist, of hoe zorg je ervoor dat de organisatie op z’n minst tijdig wordt geïnformeerd als opbrengsten niet volledig zijn? Hier komt de kwaliteit van de administratieve organisatie (AO/IC) om de hoek kijken. Met een goed ingerichte AO/IC kan het risico op onvolledige opbrengsten sterk worden verminderd. De AO/IC creëert maatregelen, waarmee periodiek kan worden vastgesteld of de opbrengsten volledig zijn. En dat bij het constateren van afwijkingen tijdig correctieve maatregelen genomen worden.

Over welke AO/IC maatregelen hebben we het dan eigenlijk?
Een handig aanknopingspunt om de volledigheid van opbrengsten vast te stellen is het aanwezig zijn van een goederenbeweging. Hiermee bedoelen we de voorraad goederen op een bepaald moment en de wijzigingen die hierin optreden door inkoop en verkoop van goederen. Een handelsorganisatie is een goed voorbeeld van een organisatie met een duidelijke goederenbeweging. Een handig aanknopingspunt, want hiermee kan eenvoudig de verwachte opbrengsten vastgesteld worden en vergeleken worden met de werkelijke opbrengsten. Immers, een uitgaande goederenstroom (verkoop) zal vroeg of laat gepaard moeten gaan met inkomende geldstroom. Je geeft de goederen immers niet gratis weg. Randvoorwaarde is natuurlijk wel dat er een betrouwbare registratie plaatsvindt van de goederenbewegingen (als onderdeel van de AO/IC) in de organisatie.

Het wordt echter lastiger als deze goederenbeweging ontbreekt of slechts in beperkte mate aanwezig is. Hoe stel je dan vast of de opbrengsten wel volledig zijn? Bijvoorbeeld bij een dienstverlenende organisatie, zoals de kamerverhuur in een hotel. Kamers zijn niet bepaald te kenmerken als goederen, dus er zullen andere aanknopingspunten in de AO/IC gevonden moeten worden, waarmee de volledigheid van de opbrengsten vastgesteld kan worden. Een hotel zal inzicht moeten hebben in het totaal aantal kamers dat verhuurd kan worden. Stel 100 kamers. Uitgaande van een betrouwbare registratie van het aantal verhuurde kamers in een bepaalde periode, bijv. 75 kamers, vermenigvuldigd met de kamerprijs, kan een verwachte opbrengst berekend worden. Deze verwachte opbrengst wordt vervolgens vergeleken met de werkelijke opbrengst. Van belang is dat ook is vastgesteld dat de 25 niet-verhuurde kamers inderdaad leeg zijn (Leegstandcontrole).

Nog complexer wordt het als er überhaupt geen fysieke objecten (zoals hotelkamers) gekoppeld kunnen worden aan opbrengsten. Typische voorbeelden zijn accountants- en advocatenkantoren die alleen manuren leveren. Er zullen dan AO/IC – maatregelen bedacht moeten worden, die als aanknopingspunt kunnen dienen voor de volledigheid van de opbrengsten. Een handig hulpmiddel die de AO/IC hier biedt, is het zorgdragen voor een betrouwbare urenregistratie per accountant. Dit werkt uiteraard alleen als het registreren van uren op een zorgvuldige wijze plaatsvindt met goedkeuringen van de uren door de manager en het uitvoeren van verbandscontroles door een onafhankelijke afdeling (zoals de financiele administratie). De urenregistraties nemen hier dus de plaats in van de ontbrekende goederenbewegingen om de volledigheid van opbrengsten te waarborgen en te kunnen controleren.

Wel of géén goederenbeweging, met een AO/IC zijn altijd handige aanknopingspunten te bedenken, waarmee de volledigheid van de opbrengsten binnen redelijke grenzen gewaarborgd kan worden.

Samenvattend
Het is voor elke organisatie van belang dat geleverde goederen en diensten volledig in rekening worden gebracht en vastgelegd. Het leveren van gratis goederen en diensten is immers meestal niet de doelstelling van een organisatie. Een goed ingerichte AO/IC kan hierbij niet ontbreken, omdat dit een zekere waarborg biedt dat opbrengsten volledig zijn. Geen enkele organisatie kan zonder een goed werkende administratieve organisatie. Je zal het maar op orde hebben!

(Zie ook het artikel AO/IC saai, maar oh zo belangrijk!)

Training Administratieve Organisatie & Interne Beheersing (AO/IC)
Heeft u behoefte aan meer kennis en inzicht in de basisprincipes van AO/IC? En hoe deze kennis kan worden toegepast in praktijksituaties? Of wat de AO/IC gebreken waren in een grote fraudezaak bij een publieke organisatie en hoe deze fraude eenvoudig voorkomen had kunnen worden?. Schrijft u zich dan hier in voor de basistraining AO/IC op 15 juli 2019 op de ACS locatie in een schitterend kasteel in Doorn.

Arjan is partner bij het adviesbureau ACS Partners en mede-oprichter van het label Risk&AO/IC. Dit label ondersteunt organisaties bij het versterken van de Administratieve Organisatie (AO/IC) door AO/IC - trainingen en QuickScans. Arjan is auteur van diverse artikelen over AO/IC in het online financiële dagblad Financieel-Management.nl

Delen