Robotics Process Automation en de impact op uw organisatie

(Dit artikel is in januari 2019 geplaatst in het digitale financiële dagblad Financieel-Management.nl)

Gaat de Robot ons professionele werk eenvoudiger én uitdagender maken?

Stelt uw zich voor: een Finance afdeling vol met tientallen financial en business controllers, die maandelijks druk bezig zijn met het verzamelen, verwerken, analyseren van en het rapporteren over de behaalde resultaten. En het is niet ongebruikelijk dat deze controllers een hoge, veelal postdoctorale opleiding hebben genoten, zoals bijvoorbeeld de opleiding tot registercontroller of registeraccountant. De controller besteedt veel tijd en energie aan het verzamelen en verwerken van alle relevante informatie, waardoor er helaas weinig tijd overblijft voor de werkelijke waardevolle activiteit: Het analyseren en begrijpen van de (niet-) financiële resultaten én het inzichtelijk maken van de impact hiervan op het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Hiermee wordt de controller in staat gesteld om een goede dialoog met het management aan te gaan en kan de controller dus echt zijn of haar meerwaarde aantonen.

Maar helaas zijn veel organisaties nog niet zover, en wordt er nog te veel tijd en energie besteed aan routinematige en repeterende werkzaamheden. Dat is zonde!

Robotic Proces Automation (RPA)

Maar misschien kunnen technologische innovaties, zoals Robotic Proces Automation (RPA), de organisaties ondersteunen bij het verbeteren van deze situatie. Maar wat is RPA eigenlijk?

RPA is een innovatieve ontwikkeling die organisaties in staat stelt om routinematige en repeterende taken van medewerkers te automatiseren. De software die wordt gebruikt, wordt aangesloten op de ICT-systemen en vervolgens worden de routinetaken van de medewerkers overgenomen. De RPA–software (ook wel software robots/ softbots genoemd) maakt hierbij gebruik van exacte instructies, die in een eerder stadium zijn vastgelegd in een visuele procesbeschrijving óf worden door de software vastgelegd op het moment dat de processtappen door de betreffende medewerker worden uitgevoerd.

Niet alle processen zijn geschikt voor RPA en ook niet elke organisatie ziet op dit moment de meerwaarde van RPA. Maar vooral binnen de zakelijke en financiële dienstverlening lijkt het gebruik van RPA waardevol te zijn, vanwege het overwegende routinematige en repeterende karakter van een groot deel van de processen. (Een simpel voorbeeld is het automatiseren van de velen stappen die nodig zijn om een verkoopfactuur op te stellen en te versturen aan de klant). Het voordeel van RPA in vergelijking met andere innovaties, zoals Blockchain, is dat er geen aanpassingen nodig zijn in de bestaande ICT-systemen. Maar wel zal een goede procesanalyse nodig zijn om vast te stellen welke taken wél en welke niet kunnen worden ‘gerobotiseerd’.

Robotics Process Automation heeft in potentie grote voordelen voor de organisatie. Doordat de routinetaken grotendeels worden overgenomen, kan de medewerker zich richten op de complexere werkzaamheden die een echte meerwaarde opleveren voor de organisatie. Bijvoorbeeld taken waar veel interactie nodig is (klant of leverancier) of de complexere analysetaken (“Wat zegt deze informatie ons nu eigenlijk?”), waarmee de business controller haar rol van sparring partner goed kan uitoefenen. Daarnaast is de beschikbaarheid van RPA veel hoger (nl. 24/7) met kortere doorlooptijden tot gevolg. Doordat de kans op menselijke fouten kleiner is, kan de kwaliteit van de dienstverlening ook sterk worden verbeterd.

Wat voor impact heeft RPA op de Administratieve Organisatie?

Er is op dit moment een ware digitale revolutie aan de gang in de wereld, waarbij nieuwe technologische innovaties ons om de oren vliegen. Te denken valt aan Blockchain, process mining, artificial intelligence, spraakgestuurde oplossingen (bijvoorbeeld Siri), robotisering etc. en ook Robotic Process Automation. Kenmerkend voor al deze technologieën is dat ze zich in een lage volwassenheidsfase bevinden (early adaptors). Dit geldt ook voor RPA. Er zijn organisaties (zoals ASML en Heineken) die het al in beperkte mate hebben ingevoerd, maar tot een echte uitrol van RPA lijkt vooralsnog geen sprake. De consequenties en impact van deze technologieën op organisaties is nog te onzeker. Kennis en ervaring met RPA is vaak nog beperkt en het hebben van onvoldoende inzicht in de werking en gevolgen van RPA is een goede reden voor organisaties om hier nog even mee te wachten.

Wat zijn andere aandachtspunten bij RPA?

Doet de RPA software wel wat het moet doen? Net als bij Blockchain technologie verdwijnen er veel werkzaamheden “onder de motorkap”. Werkzaamheden die eerst nog door de medewerkers zelf werden uitgevoerd. Met het risico dat het overzicht over de processen verdwijnt. Hoe stel je vast dat de informatie die door RPA wordt opgeleverd betrouwbaar is? En maakt de softbot gebruik van betrouwbare databestanden? En wordt bij de invoer door de softbot betrouwbare data gebruikt? Een menselijke invoerfout is zo gemaakt, maar een fout in de software leidt tot het consequent maken van dezelfde fouten. Het zal maar gebeuren dat meerdere facturen door de softwar onterecht en onopgemerkt worden goedgekeurd en betaald!

De beheersmaatregelen die de kans van optreden van deze risico’s reduceren, zitten vooral aan de voorkant. Voorbeelden zijn:

  1. Procedures voor het selecteren van een betrouwbare leverancier van RPA- software;
  2. Het uitvoerig testen van de software in een testomgeving door ervaren gebruikers, vóórdat tot implementatie wordt overgegaan. Een kwaliteitsfunctionaris die het testproces bewaakt mag hierbij niet ontbreken;
  3. Een betrouwbare vastlegging van alle administratieve processtappen, die door de softbot moeten worden uitgevoerd.

Daarnaast is het van belang of de databestanden (zoals ERP-systemen, Excelbestanden, factuurportals, bankbestanden en webpagina’s), die door de softbots worden gebruikt wel betrouwbaar zijn? Het kan geen kwaad om voorafgaand aan de implementatie van RPA eens goed naar de kwaliteit van deze bronbestanden te kijken. En aansluitend hierbij zijn automatisch ingebouwde controles in de RPA -software (bijvoorbeeld het matchen van transacties tussen systemen en bronbestanden, en het identificeren van vreemde afwijkingen) en handmatige of automatische checks (bijvoorbeeld cijferbeoordelingen tussentijds en achteraf) geen overbodige luxe om de betrouwbaarheid van de data te beoordelen.

En last but not least: RPA heeft ook impact op de taken en bevoegdheden van de werknemers. Die taken veranderen en werknemers worden in staat gesteld om meer complexere taken uit te voeren. Maar beschikken de werknemers wel over de kennis en vaardigheden die hiervoor nodig zijn? Het aannamebeleid van nieuw personeel, opleidingstrajecten en beoordelingscriteria zal opnieuw tegen het licht gehouden moeten worden, zodat een eventuele “gap” tijdig kan worden geïdentificeerd.

Conclusie

“Baanbrekende” technologieën, zoals Robotic Proces Automation lijken veelbelovend, maar kunnen tot grote problemen leiden, indien organisaties hier niet op zijn voorbereid. Een stevige administratieve organisatie en risicobeheersing blijft een belangrijke randvoorwaarde in dit digitale tijdperk. Net zoals bij alle andere veelbelovende technologieën (Blockchain, Kunstmatige intelligentie), geldt ook hier het adagium: Bezint eer gij begint!

Training Administratieve Organisatie & Interne Beheersing (AO/IB)
Heeft u behoefte aan meer kennis en inzicht in de basisprincipes van AO/IB? En hoe deze kennis kan worden toegepast in praktijksituaties? Of wat de AO/IB gebreken waren in een grote fraudezaak bij een publieke organisatie en hoe deze fraude eenvoudig voorkomen had kunnen worden. Schrijft u zich dan hier in voor de basistraining op 22 mei 2019 op de ACS locatie in een schitterend kasteel in Doorn.

Arjan is partner bij het adviesbureau ACS Partners en mede-oprichter van het label Risk&AO/IC. Dit label ondersteunt organisaties bij het versterken van de (administratieve) organisatie en risicobeheersing. Typische diensten van dit label zijn Quickscans, adviesgesprekken Start-ups en kennisoverdracht via o.a. (Incompany) trainingen. Arjan publiceert regelmatig artikelen over Risk & AO/IC gerelateerde onderwerpen in de digitale financiële dagbladen Financieel-Management.nl én CFO.nl

Delen